
SOLUCIONES PARA OCUPANTES
Lo que nadie te explica antes de firmar un arriendo
Tenant Representation: ¿qué es y por qué te conviene?
Cuando una empresa va a arrendar una oficina, una bodega o un local, casi siempre se sienta a negociar contra alguien que lleva ventaja: el propietario. No porque sea más listo, sino porque normalmente tiene a su lado a un profesional dedicado exclusivamente a defender sus intereses — alguien que conoce el mercado, sabe hasta dónde puede estirar el precio y ha cerrado decenas de negociaciones parecidas.
Del otro lado de la mesa, en la mayoría de los casos, está un gerente administrativo, un jefe de operaciones o un dueño de negocio que quizás negocia un arriendo comercial una vez cada tres, cinco o diez años. Esa diferencia de experiencia e información —no el tamaño de la empresa ni su poder de compra— es la que suele inclinar la negociación a favor del propietario.
Tenant Representation es el servicio que existe precisamente para cerrar esa brecha: un asesor inmobiliario que trabaja en exclusiva para el arrendatario, no para el propietario, durante todo el proceso de buscar, evaluar y negociar un espacio.
¿Qué es exactamente el Tenant Representation?
En términos simples, el Tenant Representation (o “representación de arrendatario”) es un servicio de asesoría inmobiliaria comercial en el que un consultor representa únicamente los intereses de la empresa que busca arrendar espacio, y nunca los del propietario, en esa misma transacción.
Esto lo diferencia de lo que la mayoría de las personas imagina cuando piensa en un agente inmobiliario. Un agente que muestra un edificio suele trabajar para el propietario de ese edificio: su trabajo es arrendarlo en las mejores condiciones posibles para quien lo contrató. Si esa misma persona también le ayuda al arrendatario, hay un conflicto de interés difícil de resolver — no puede defender con la misma fuerza a las dos partes de una negociación al mismo tiempo.
Un tenant rep no tiene ese conflicto. Su único cliente es la empresa que necesita el espacio, y su trabajo es conseguirle las mejores condiciones posibles, sin importar quién sea el propietario del inmueble.
Qué hace en la práctica
Un servicio de representación de arrendatario acompaña a la empresa desde antes de ver el primer espacio hasta después de firmar el contrato. En términos generales, esto incluye:
01
Análisis financiero y de mercado
Cuánto debería costar el espacio, según lo que realmente se está cerrando en el mercado.
02
Búsqueda de opciones
Incluye espacios off-market que el propietario aún no ha publicado.
03
Negociación integral
Canon, plazos, gracia, incrementos, reparaciones y cláusulas de salida.
04
Auditoría de arriendo
Identifica sobrecostos y cláusulas desfavorables en contratos vigentes.
05
Estrategia de espacio
Renovar, relocalizarse, consolidar sedes o subarrendar lo que sobra.
Newmark describe este alcance como parte de sus soluciones para ocupantes, con un enfoque que va desde la planeación estratégica inicial hasta el acompañamiento continuo después de firmado el contrato.
Además, proyectamos el flujo de rentas de las opciones potenciales identificadas en el análisis de mercado para evaluar su impacto financiero y apoyar una toma de decisiones más informada.
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Muchas empresas creen que están firmando el mejor contrato posible, cuando en realidad solo firmaron el único que les mostraron. Este es uno de los problemas que resolvemos.
Mauricio Romero, Especialista en Tenant Representation, Newmark Colombia
¿Y quién paga por esto?
Esta es, casi siempre, la primera pregunta que hace cualquier empresa que escucha hablar de Tenant Representation por primera vez — y la respuesta suele sorprender.
En el arrendamiento comercial de oficinas y locales en Colombia existe una costumbre mercantil documentada: en Bogotá, la práctica reconocida por la Cámara de Comercio establece que es el propietario quien remunera al corredor cuando, gracias a su intermediación, se logra cerrar el contrato de arrendamiento de un local comercial. Esta comisión suele estar estructurada como un porcentaje del canon mensual o como el equivalente a un mes de arriendo, y normalmente ya está contemplada dentro de los costos que el propietario asume al sacar su inmueble al mercado — con o sin representación del arrendatario de por medio.
8%
Inmueble bajo administración
del canon mensual
100%
Inmueble sin administración
1 canon completo
En ambos casos, la comisión la asume el propietario, no la empresa arrendataria.
Fuente: costumbre mercantil del sector inmobiliario registrada por la Cámara de Comercio de Bogotá.
Vale la pena revisar siempre las condiciones específicas de cada acuerdo de representación, porque la estructura de honorarios puede variar según el tipo de transacción, el tamaño del espacio y lo que se pacte por escrito. Pero, en la gran mayoría de los casos, la pregunta correcta no es “¿cuánto me cuesta tener representación?”, sino “¿cuánto me está costando no tenerla?”.
Cuándo tiene más sentido buscar este acompañamiento
No hace falta estar en crisis para beneficiarse de un tenant rep. Algunos de los momentos donde este acompañamiento marca más diferencia son:
— Cuando se acerque la fecha de preaviso de renovación o terminación del contrato de arrendamiento, hay que decidir entre renovar, relocalizarse o renegociar. Al esperar a que llegue la fecha de vencimiento, es probable que el aviso ya haya sido aprobado.
— Cuando la empresa está en expansión y necesita más espacio, en la misma ciudad o en varias a la vez.
— Cuando hay que consolidar varias sedes en una sola, o evaluar si conviene reducir espacio después de cambios en la forma de trabajo.
— Antes de firmar cualquier contrato nuevo, incluso si el espacio ya parece ser “el correcto” — porque el precio de lista casi nunca es el precio final, y negociar bien ese primer contrato define condiciones que la empresa va a vivir durante años.
— Cuando la empresa simplemente no tiene un equipo interno dedicado a bienes raíces y prefiere que alguien con conocimiento profundo del mercado se encargue del proceso mientras su equipo se enfoca en el negocio.
La asimetría que pocas empresas ven venir
Quizás la forma más simple de entender por qué esto importa es pensar en cómo funciona una negociación cuando solo un lado tiene toda la información: sobre precios comparables, sobre qué tan urgido está el propietario de arrendar, sobre qué concesiones son normales pedir y cuáles no. Esa asimetría de información es, en el fondo, la que determina quién sale mejor o peor de una negociación — mucho antes de que empiecen a discutirse los números.
Un tenant rep no elimina esa asimetría por completo, pero sí la reduce de forma significativa: trae al lado del arrendatario el mismo tipo de conocimiento de mercado, capacidad de negociación y acceso a información que el propietario ya tiene de su lado desde el primer día.
Al final, el arriendo de un espacio comercial no es solo un gasto operativo más en la hoja de cálculo. Para muchas empresas es uno de los compromisos financieros más grandes y de más largo plazo que van a firmar, con implicaciones que se sienten durante años. Tener a alguien dedicado exclusivamente a proteger esos intereses —sin costo adicional en la mayoría de los casos— no debería ser la excepción entre las empresas que arriendan. Debería ser la norma.
Aurora Turriago
Research & Marketing Director, Newmark Colombia
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