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Optimización del espacio de oficina: incrementa la productividad y eficiencia en tu organización

En el entorno empresarial actual, maximizar la productividad y eficiencia es una prioridad para las empresas. Una estrategia efectiva para lograrlo es optimizar el espacio de oficina. Entender los espacios que la empresa posee y arrienda, implementar tecnologías avanzadas y priorizar la experiencia de los empleados son pasos fundamentales para mejorar significativamente la utilización de estos espacios. 

Oficina corporativa ecofriendly

Crear un entorno de trabajo positivo y atractivo juega un papel importante en esta optimización. Al enfocarse en la experiencia de los empleados, las organizaciones pueden fomentar la colaboración, la creatividad y, en última instancia, mejorar la productividad general. Es esencial recopilar la retroalimentación de los colaboradores sobre sus preferencias y necesidades respecto al espacio, lo cual guiará a la toma de decisiones acertadas sobre diseño, comodidades e implementación de tecnología. 

Primer paso: Entender el espacio disponible

El primer paso hacia la optimización consiste en entender completamente el espacio disponible. A través de una evaluación exhaustiva, las empresas pueden identificar áreas subutilizadas, oportunidades de expansión potenciales y zonas que requieren reconfiguración. La implementación de un sistema robusto de gestión del espacio, respaldado por planos precisos en CAD, es esencial en este proceso. Estos sistemas proporcionan visibilidad en tiempo real sobre la disposición de la oficina, permitiendo a las organizaciones tomar decisiones informadas acerca de la asignación de espacio, distribución de departamentos y planificación futura. Además, los planos en CAD facilitan la comunicación efectiva y la colaboración entre equipos de trabajo. 

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Segundo paso: Capturar el uso real del espacio

El segundo paso implica capturar cómo se utiliza realmente el espacio. Esto puede lograrse mediante el uso de datos de tarjetas de identificación, sensores y mapas de calor, entre otros métodos. Las empresas pueden monitorear las tasas de ocupación, identificar áreas de alto tráfico y detectar espacios subutilizados. Este enfoque basado en datos permite ajustar disposiciones de asientos, optimizar la disponibilidad de salas de reuniones y determinar áreas adecuadas para una posible expansión, todo con el objetivo de maximizar la eficiencia del espacio.

Implementar sistemas y dispositivos eficientes

Posteriormente, es esencial implementar sistemas y dispositivos que faciliten un uso eficiente del espacio de oficina. Un sistema de reservas, por ejemplo, permite a los empleados planificar sus días en la oficina y trabajar en ubicaciones cercanas según sea necesario. Dispositivos como paneles para salas de conferencias o escritorios ofrecen información en tiempo real sobre la disponibilidad de espacios, facilitando la organización y optimización del entorno laboral.

Quioscos informativos

Desempeñan un papel crucial al proporcionar a los colaboradores detalles sobre la disponibilidad de salas de reuniones, escritorios y otros recursos. Estos dispositivos ofrecen navegación para ubicar cocinas, áreas de colaboración, salas de conferencias y más, mejorando la eficiencia operativa al reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de espacios disponibles.

En colaboración con el equipo de Global Corporate Services de Newmark, las empresas pueden implementar las mejores tecnologías inmobiliarias y procesos para gestionar eficazmente su espacio. La optimización del espacio no solo es crucial para la gestión moderna del lugar de trabajo, sino que también proporciona valiosos insights para la toma de decisiones informadas. Priorizar la experiencia del colaborador y crear un entorno de trabajo estimulante son pasos fundamentales para mejorar la productividad y la satisfacción general en la organización. 

Con estos pasos claros y un enfoque estratégico, las empresas pueden transformar su entorno de trabajo y alcanzar niveles óptimos de rendimiento y eficiencia. 

Contacto

Michelle Prasanna

Senior Managing Director – Global Corporate Services

michelle.prasanna@nmrk.com

Garrett Cannon

Executive Managing Director, GCS Information and Technology

garrett.cannon@nmrk.com

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