6 acciones para que el departamento de compras se proteja de la inflación

FACILITY MANAGEMENT

6 acciones con las que el departamento de compras puede protegerse de la inflación

En América Latina, así como en el resto del mundo, los niveles de inflación están rebasando sus máximos de los últimos 20 años, provocando que consumidores y empresas se enfrenten a desafíos para mitigar sus efectos.

Este es uno de los grandes retos que afronta el departamento de compras de las corporaciones.

Por lo tanto, se deben planear formas para mitigar su impacto en las empresas y los consumidores.

Todas las áreas del negocio sufren los efectos de la inflación, de forma directa o indirecta. Compras y finanzas ven de primera mano cómo los costos suben y el presupuesto es afectado por las constantes tensiones del mercado. Compras, al ser en su mayoría la primera interfaz con proveedores, se ve confrontado con los requerimientos de los proveedores a incrementar costos. Por lo tanto, compras, en coordinación con finanzas y operaciones, debe tomar acción para mantener los costos bajo control.

Por ello, recomendamos seis acciones con las que el departamento de compras puede protegerse de la inflación y hacer frente a situación actual con éxito:

1. Evaluar y priorizar el riesgo

Enfoque sus acciones en categorías y proveedores críticos que tendrán un impacto significativo en el negocio. No pierda el tiempo en aumentos de precio relativamente intrascendentes mientras están en juego otros de mayor peso. Identifique las categorías que no están bajo presión inflacionaria y aproveche cualquier oportunidad para reducir los precios o mantenerlos bajo control en éstas, lo que es una forma de contrarrestar los aumentos de precios en otras categorías.

2. Obtener visibilidad, tanta y tan rápido como sea posible

La visibilidad es crucial para permitir una respuesta rápida y una planificación eficiente. Por lo tanto, es necesario identificar e implementar las métricas y el seguimiento correctos para adelantarse a los problemas. El nivel de transparencia de los contratos, la medición de la volatilidad de los mercados, los niveles de precios, el gasto real contra el presupuesto y las tendencias de los índices económicos son solo algunas de las métricas que se deben monitorear constantemente.

3. Promover la colaboración interna y con los proveedores

Para responder a los desafíos urgentes del mercado actual y la incertidumbre futura, se necesita una colaboración multifuncional. Derribar los silos y mejorar la visibilidad entre las funciones es cada vez más importante. No solo las diferentes funciones dentro del negocio deben estar alineadas y en comunicación constante, los proveedores también deben ser agregados a esta ecuación.

4. Entender la estructura de costos

No dé los incrementos por sentado. El hecho de que “todo el mundo sepa que los precios están subiendo” no es razón para aceptar las solicitudes de todos los proveedores. Pida a los proveedores que desglosen sus costos y entienda qué comprende cada línea o artículo. Acostúmbrese a desafiar a los proveedores cuando solicitan un incremento por inflación y negocie con ellos en función de las circunstancias comerciales reales.

Determine cuál es el costo ideal de acuerdo con el mercado y los componentes del precio. Si un proveedor propone un aumento general del precio del 10%, pero la base de costos de ese producto o servicio ha aumentado un 5%, claramente cuenta con argumentos para negociar. Si los salarios se incrementan un 30% y el proveedor de servicios quiere incrementar 30% su precio total, recuerde que la mano de obra es solo un porcentaje dicho costo (aproximadamente entre el 60 al 80%), por lo que no debería de aceptar más que el porcentaje proporcional. Por otro lado, si un proveedor está presionando un aumento del 15% y el otro está presionando un aumento del 5%, debe usar esto para negociar y tal vez reasignar el volumen de compra al proveedor que ofrece mejores precios.

Finalmente, tenga en cuenta que no todos los costos están aumentando. Busque oportunidades y aprovéchalas. Haga su propia investigación, analice y no dé nada por hecho.

5. Asegurar que los términos en contrato son favorables para usted y el proveedor

El formato de contrato se puede adaptar para mitigar el impacto de la inflación. Necesitará (re) negociar los contratos para incluir dichos términos. Priorice los objetivos de la negociación por proveedor y por categoría. Considere el contexto único de cada negociación: si no hay proveedores alternativos con costos más bajos, ajuste su enfoque. Prepárese con anticipación. Conozca a su proveedor, el mercado y su nivel de influencia. Luego, defina una estrategia personalizada, objetivos y tipo de negociación por caso.

Establezca reglas, funciones y responsabilidades claras para cada uno de los miembros del equipo que va a negociar con antelación. Evalúe la duración/plazo deseado, los métodos de indexación, los límites para la escalada de precios, así como la frecuencia permitida de ajustes de costos. Decida de antemano que está dispuesto a sacrificar y qué no. Evite colocar todo el riesgo en el proveedor, eso no es una estrategia exitosa a largo plazo. Más bien, asóciese con proveedores para ayudarse mutuamente en tiempos de inestabilidad. ¿Un contrato de 3 años en lugar de uno de 12 meses mitigará el riesgo financiero del lado del proveedor y, por lo tanto, el proveedor estará dispuesto a absorber un porcentaje de la inflación de sus ganancias? Ese es el tipo de preguntas que debe formular cuando esté formulando su estrategia.

6. Ser creativo, para identificar acciones de mitigación correctas

Maximice el gasto en los contratos que no han tenido o solicitado ajustes por inflación y consolide el volumen con menos proveedores para que éstos a su vez puedan mitigar mejor el impacto de la inflación y eso se vea reflejado en mejores precios. Para mejorar la resiliencia futura, la colaboración con proveedores puede impulsar eficiencias conjuntas y mejorar el costo total de propiedad. Busque optimizar el control logístico, costos totales, aranceles e inventarios.

Para mitigar la inflación en los suministros, puede ajustar el tamaño de los lotes comprados o la frecuencia de los pedidos. Pensando a más largo plazo, podría reducir los SKU o las características que conllevan un mayor costo, al modificar las especificaciones.

“La inflación y sus efectos son muy desafiantes, y se quedarán con nosotros por un largo tiempo. Es necesario saber dónde estamos, ser realistas y agresivos, actuar con decisión y prontitud, tomando pasos prácticos y efectivos para mitigar el impacto. Esto contribuirá a que las empresas cuenten con una ventaja estratégica para enfrentar las condiciones mundiales con éxito.”