Con el objetivo de optimizar la operación del negocio y maximizar las ganancias, cada vez existe un mayor foco en bajar costos y mantener o mejorar la calidad. A menudo, términos como ahorros, reducción de costos, recorte de gastos y contención de costos se utilizan indistintamente como sinónimos, pero no siempre lo son.
Obtener ahorros por medio de recortar gastos, sin un concienzudo análisis previo, puede traer beneficios económicos en el corto plazo, pero volverse un dolor de cabeza con el tiempo. Por ejemplo, reducir la frecuencia de los mantenimientos preventivos puede traer algunos ahorros inmediatos, pero, con el tiempo, podría poner en riesgo la continuidad de la operación. Alguna maquinaria importante podría fallar por falta de mantenimiento y ocasionar gastos que superen esos mal entendidos ahorros con reparaciones mayores o, incluso, la necesidad de hacer un cambio total del equipo.
Por lo tanto, cuando hablamos de ahorros, queremos que estos sean sostenibles en el tiempo, que traigan beneficios genuinos para el negocio a largo plazo, que creen valor, no que lo destruyan. A continuación, se enumerarán 5 elementos fundamentales —y preguntas que promueven el cuestionamiento— para conseguir que los ahorros puedan adquirir esta característica:
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Entender la estructura de costos.
Comprender por qué un servicio o material cuesta lo que cuesta, ayudará a entender si es posible optimizar sin riesgo y dónde: tiempo, requerimientos, consumibles, recursos, frecuencias, entre otros.
¿La cobertura de seguros que estamos pidiendo de los proveedores va de acuerdo con el riesgo? ¿Realmente necesitamos que el proveedor las certificaciones que solicitamos? Estas son la clase de preguntas que debemos hacernos.
Analizar el gasto.
Tener una buena visibilidad de los rubros en los que la organización gasta, con qué frecuencia, su criticidad o con qué proveedores.
¿Tenemos múltiples proveedores que dan el mismo servicio? ¿Podríamos negociar mejores precios o descuentos si consolidamos el gasto en menos proveedores? ¿Existen gastos innecesarios que pueden fácilmente reducirse sin impactar a la operación?
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Aplicar el enfoque 80/20.
Este es un concepto muy conocido —principio de Pareto—, pero no siempre puesto en práctica. Debemos enfocarnos en el 20% de los proveedores que, como regla general, significan el 80% del gasto. Si focalizamos nuestros esfuerzos donde hay mayor impacto, tendremos mayores probabilidades de éxito.
Cambiar la forma de hacer las cosas.
Generalmente, las optimizaciones desafían el viejo modo de hacer las cosas. La organización necesitará de un buen sistema para manejar el cambio, capacitar al personal el nuevo proceso (sea un nuevo proveedor, sistema o alcance) y asegurar la visibilidad suficiente para que los ahorros no se vean entorpecidos por el regreso a los viejos hábitos, sea por costumbre o por falta de entendimiento del cambio.
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Dar seguimiento.
Si queremos que los cambios que hemos implementado en la organización se mantengan en el tiempo, es necesario un adecuado mecanismo para controlar y reportar los ahorros obtenidos. Esto también nos permitirá identificar cuándo será necesario hacer ajustes.
Si seguimos estos principios, estaremos optimizando los costos, en lugar de simplemente recortar gastos, algunos de los cuales podrían ser esenciales para la operación. Así, las oportunidades de ahorro que identifiquemos realmente agregarán valor al negocio, al facilitar un mejor uso de los recursos de la organización y nuestros clientes.
