Después de más de un año que se instauró el trabajo en casa y que la mayoría de los trabajadores han acomodado sus jornadas laborales fuera de la oficina, es claro que el uso de las oficinas deberá ser completamente distinto a lo que conocíamos antes de la pandemia. Desde el punto de vista del diseño de los espacios corporativos hay algunas pautas clave a tener en cuenta:
Layout
Por otro lado, además de que el tipo de mobiliario tendrá que adaptarse a lo expresado en párrafos anteriores, también necesitaremos adaptar nuestros entornos. El uso de muebles flexibles y una cuidadosa selección de acabados fáciles de desinfectar y antimicrobianos, así como electrodomésticos que limiten el contacto, harán nuestros espacios de oficina más eficientes.
Muebles ligeros y flexibles que sean fácilmente movibles, reconfigurados y desinfectados ayudarán a mantener a los empleados seguros y proporcionarán la flexibilidad para cambiar la distribución de los espacios siempre que sea necesario. Además, será importante la selección de telas en el mobiliario que sean fáciles de limpiar. Incluso existen ya en el mercado materiales auto limpiantes que mantienen las superficies libres de gérmenes y bacterias.
En años recientes hemos observado cómo el tamaño de los escritorios de oficina se ha ido reduciendo, sobre todo porque nuestra tecnología (teléfonos, computadoras, impresoras) también se ha vuelto obsoleta o se ha reducido en tamaño. ¿Nuestros escritorios aumentarán de tamaño para crear límites de distancia social adecuados, o proporcionaremos más espacio libre entre ellos? En última instancia, esto dependerá de cada negocio. El Centro de Control y Prevención de Enfermedades de los Estados Unidos (o CDC por sus siglas en inglés) recomienda mantener un radio de 2 metros entre usuarios (12.56 m2 por persona), sin embargo, esta superficie podría reducirse con barreras físicas como paneles altos entre estaciones de trabajo. Cabe destacar que, previo a la pandemia, la superficie promedio por usuario oscilaba entre los 6 y 10 m2.
Las empresas que han confiado en diseños abiertos en el pasado pueden optar por seguir usando mesas grandes para servir a varios trabajadores. Esto especialmente para aquellos que están en un horario de trabajo flexible y solo acudan a la oficina unas cuantas veces a la semana o al mes, que se prevé como una tendencia creciente. Aun así, las sillas tendrán que redistribuirse alrededor de las mesas (o “hot desks”) para garantizar la distancia adecuada de dos metros. Por ejemplo, una mesa que antes podía alojar a 8 personas ahora puede tener que acomodar sólo a 3 o 4. Los otros 5 empleados, sin embargo, podrían trabajar desde casa esos días y o ir rotando.
Otro cambio significativo que se espera en esta “nueva normalidad” es la necesidad de crear mas espacios colaborativos, mayor número de salas de juntas, pero de menor tamaño. Estas salas tendrán usos y mobiliarios distintos privilegiando la flexibilidad en la forma de trabajar.
Mobiliario
Por otro lado, además de que el tipo de mobiliario tendrá que adaptarse a lo expresado en párrafos anteriores, también necesitaremos adaptar nuestros entornos. El uso de muebles flexibles y una cuidadosa selección de acabados fáciles de desinfectar y antimicrobianos, así como electrodomésticos que limiten el contacto, harán nuestros espacios de oficina más eficientes.
Muebles ligeros y flexibles que sean fácilmente movibles, reconfigurados y desinfectados ayudarán a mantener a los empleados seguros y proporcionarán la flexibilidad para cambiar la distribución de los espacios siempre que sea necesario. Además, será importante la selección de telas en el mobiliario que sean fáciles de limpiar. Incluso existen ya en el mercado materiales auto limpiantes que mantienen las superficies libres de gérmenes y bacterias.
Tecnología
La tecnología impulsará edificios y oficinas para que sean amigables con los trabajadores y sean seguros. La tecnología sin contacto y los sistemas mecánicos mejorados (específicamente hablando de aire acondicionado) de los edificios proporcionarán un control ambiental óptimo. Las prioridades respecto a la tecnología incluyen:
- Puertas que se abren automáticamente con sensores de movimiento
- Sistemas de reconocimiento facial al ingresar para evitar el contacto con superficies
- Elevadores y sistemas audiovisuales que se pueden pedir y controlar desde un smartphone
- Sensores de movimiento para encender las luminarias al entrar en un espacio
- Conectividad inalámbrica en toda la oficina
- Sistemas digitales de apartado de salas de juntas
- Sistemas de video conferencia (audio y video) avanzados
- Pizarrones virtuales portátiles
- Plataformas de colaboración dentro de la empresa
- Sistemas automatizados de aire acondicionado que permitan monitorear la calidad del aire
- Sistemas automatizados de control de iluminación, ajustando la intensidad de las luminarias dependiendo de la luz del exterior
La calidad del aire, la adhesión a los protocolos de seguridad y la limpieza general se encuentran entre las consideraciones de seguridad más importantes. Está claro que las personas tendrán que sentir sus lugares de trabajo seguros y confiar en que sus empleadores y compañeros están haciendo todo lo posible para mantenerlos a salvo antes de regresar.
Además de los sistemas que pueden implementarse para uso directo de los usuarios, uno de los ítems más importantes que deberá revisarse y optimizarse es el aire acondicionado. La mayoría de los grandes corporativos no cuentan con ventilación directa al exterior, por lo que será crucial, previo al retorno a los espacios de trabajo, realizar mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos de aire y considerar un cambio de filtros. En los casos que sea posible, se recomienda aumentar el número de cambios de aire por minuto, lo cual garantiza que al interior sea reemplazado con más frecuencia por aire fresco del exterior. La ausencia de circulación natural se suple con un sistema de aire acondicionado que habilite la correcta circulación de aire
Por último, la infraestructura informática en las oficinas tendrá que ser mucho más robusta, soportar la flexibilidad de los usuarios para trabajo tanto remoto como en oficinas y, sobre todo, ser adecuada para reuniones.
Nuevos Espacios
El espacio al aire libre en el trabajo es un diferenciador significativo que empezó a tomar fuerza antes del COVID-19, pero se convirtió en la mejor herramienta para algunos empleadores y empleados como respuesta a la pandemia. Los acontecimientos de la última década han ido un paso más allá y han desarrollado sus espacios para el impacto a largo plazo al traer elementos externos dentro de los edificios.
Terrazas, azoteas y jardines son, sin lugar a duda, espacios privilegiados; siempre será bienvenido un espacio al aire libre como complemento al espacio de trabajo. Varios estudios muestran que las plantas y los elementos naturales aumentan la productividad y el bienestar.
Algunos tipos de espacios que cobrarán más relevancia y protagonismo a partir de ahora serán:
- Phone Booth – cápsulas cerradas (de uno o dos usuarios) para conferencias telefónicas
- Focus Room – espacios generalmente cerrados para trabajo individual sin distractores externos
- One to One – espacios semi abiertos, con asientos cómodos para una conversación informal
- Huddle Room – salas de juntas de 4 o 5 personas, con tecnología para video conferencias
- Agile Room – salas de trabajo colaborativo, basado en la metodología Agile
- Salas de Juntas con Muros Móviles – brindan la oportunidad de dividir salas grandes en salas mas pequeñas adaptándose a diferentes requerimientos de los usuarios
- Espacio Exterior – espacios de reuniones al exterior para colaboración informal
- Salas de Wellness – espacios de relajación para tomar un descanso reduciendo los niveles de estrés y potenciando la productividad
En conclusión, los espacios de oficinas sufrirán cambios significativos en este retorno a los lugares de trabajo, por lo que es importante que los empleadores puedan adecuar sus espacios a las nuevas circunstancias y dar el peso adecuado a los nuevos estándares de higiene. Se espera que el trabajo sea más flexible que en el pasado, y que la oficina provea todas las herramientas para impulsar la productividad.
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