Entre los múltiples obstáculos que trae consigo la pandemia, aquellas empresas que han tomado la decisión de abrir, expandir o adaptar sus oficinas se han enfrentado a un desafío inesperado: la falta de predictibilidad. Contratar a un nuevo proveedor de Facility Management en este contexto, obliga a poner el foco en la transición para que la ejecución del servicio se dé sin sobresaltos ni interrupciones.
“Transición se define como el periodo que transcurre entre la firma del contrato y el go live o primer día de actividades. Durante este periodo, el objetivo principal es preparar los recursos necesarios para que el servicio funcione de manera óptima desde el día 1. ”
Entre las actividades que suceden en una transición, están:
Entre las actividades que suceden en una transición, están:
Contratación y capacitación de personal
Onboarding de proveedores
Definición de métricas operativas
Recorridos de reconocimiento en las instalaciones
Programación de herramientas tecnológicas
Además, en estos momentos, pronosticar los costos de operación de un sitio se vuelve difícil, ya que en el último año y medio el comportamiento de la ocupación ha sido totalmente atípico. Los espacios de trabajo han estado vacíos o parcialmente ocupados, por lo que solo se cuenta con información de referencia que tiene más de 18 meses de antigüedad. Además, muchas empresas aún no tienen certeza de cómo va a cambiar su estrategia de workplace. A pesar de que en la mayoría de las industrias se han adoptado esquemas híbridos de trabajo como parte del “nuevo normal”, aún existe una gran cantidad de empresas que siguen debatiendo si los esquemas de trabajo parcialmente de forma remota y parcialmente en sitio son una solución temporal o permanente.
Aunque los procesos de implementación son prácticamente los mismos, el enfoque del manejo de los espacios es distinto. Antes, el interés principal consistía en iniciar operaciones en un espacio de trabajo cuyo funcionamiento permanecía casi invariable, lo que permitía identificar las eficiencias de forma más fácil. Ahora, la operación se encuentra en espacios parcialmente ocupados -o cerca a vacíos- y servicios como la limpieza o el catering se implementan de manera progresiva y en función del comportamiento de los ocupantes. En consecuencia, los clientes muestran mayor flexibilidad y disposición por incorporar una empresa de facility management para transferirles el riesgo operativo y dejar las decisiones de eficiencia hasta que la situación se estabilice.
Adicionalmente, la tecnología ha adquirido un rol protagonista para facilitar la implementación de servicios, especialmente de cara al componente del project management de las transiciones: intercambio de información, registro de los involucrados o canales de comunicación. Gracias a ello, se puede, por ejemplo, guiar a una empresa trasnacional a reabrir su espacio de trabajo en una ciudad mientras parte de su equipo se encuentra en otra ciudad o país. El uso de herramientas tecnológicas de colaboración y transferencia de información permiten, en la actualidad, sortear grandes distancias y llevar estos procesos al éxito.
Es innegable que el proceso de abrir un nuevo espacio se ha complejizado en la pandemia debido a la inclusión de nuevos protocolos y medidas de seguridad enfocados en los ocupantes. Por lo tanto, resulta muy recomendable contar con un aliado de facility management que no solo absorba la carga de trabajo, sino el riesgo que asumiría una empresa al operar espacios sin tener la experiencia en elementos tan específicos como procedimientos de limpieza, verificación de los sistemas de ventilación y la optimización de los controles de acceso, ejemplos puntuales de dónde se ha puesto el foco de los usuarios en estos últimos meses.
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